Контролировать работу юриста в штате проще, если есть должностная инструкция. Нужно регулярно актуализировать документ – тогда он поможет увеличить эффективность сотрудников. Разбираем, как упростить работу с должностными инструкциями юридического отдела
Задачи юриста в организации
Принято считать, что представлять интересы организации в суде – основная функциональная обязанность юрисконсульта. Но на самом деле, функций у юриста в компании больше:
- отвечать за документацию, чтобы вся работа компании велась в рамках закона
- отслеживать и пресекать нарушение законодательства, которое ведет к финансовым потерям
- выстраивать сотрудничество с поставщиками, заказчиками, органами власти
- использовать нормы права в интересах компании
Юрист – главный в компании по вопросам законодательства. От его компетенций напрямую зависит работа организации. Тонкости нормативно-правовых актов, изменения в законах, досудебные соглашения – за все эти вопросы должен отвечать юрисконсульт.
Также на юриста возлагается ответственность по подготовке всех юридических документов в организации. Важно это сделать быстро и без ошибок.
Упростите подготовку юридических документов вместе с программой «Юрайт». Узнать подробнее
Должностные обязанности юриста
Служебные обязанности юриста включают в себя конкретный список задач:
- актуализация правовой базы компании
- составление договоров и сопровождение сделок
- работа с внутренним документооборотом
- визирование документов
- управление рисками компании на уровне юридической службы
- оформление лицензий и разрешений
- составление исков и претензий
- работа с органами власти
- консультации сотрудников компании
Но не всегда юрист выполняет все задачи, которые он должен. Отслеживать эффективность работы руководителю отдела помогает должностная инструкция. Для чего юристу нужна должностная инструкция
Должностная инструкция в коммерческих организациях необязательна. На крупных предприятиях, в государственных и муниципальных структурах документ воспринимается как анахронизм. Но должностная инструкция юриста на предприятии – не формальность. Документ нужен по нескольким причинам:
- это гарантия безопасного сотрудничества – в случае разногласий документ может стать доказательством в суде
- в инструкции можно обозначить общие положения по работе штатного юриста
- четко прописать права и обязанности, чтобы не было вопросов от сотрудников по выполнению задач
- обозначить ответственность в случае ошибок
- отслеживать выполнение задач, меняя документ в зависимости от потребностей компании
Юридическая цифровая платформа uLogic
Система построена на базе Битрикс24 для ведения судебно-претензионной работы в юридических департаментах
Что включать в должностную инструкцию юриста
Составить должностную инструкцию можно по классической схеме. Обычно структура документа состоит из четырех базовых блоков.
- В первом пункте надо прописать, к какой категории сотрудников относится юрисконсульт.
- Затем указать, на каком основании принимают на работу и увольняют сотрудника, а также кто заменяет его во время отпуска или больничного. Заменить сотрудника может специалист, у которого есть аналогичный опыт и тот же уровень профессионального образования.
- После этого следует отметить, какие требования есть к образованию, опыту работы, уровню квалификации юрисконсульта и кому он подчиняется.
- Следующий пункт – перечисление всех отраслей права и нормативно-правовых актов, которые должен знать юрист.
- Также в общих положениях указывают информацию о стандартах заполнения документов, о необходимости соблюдать правила охраны труда и пр.
- Список документов, на которые должен опираться юристконсульт в работе.
Обязанности юрисконсульта. Здесь надо максимально подробно расписать обязанности специалиста – выше о них мы писали.
Права юриста. В пункте указывают те правомочия, которые нужны для исполнения обязанностей: представлять интересы компании, запрашивать информацию в других отделах, подписывать документы, отслеживать и предлагать исправления в локальные договоры и акты, принимать решения в рамках полномочий, участвовать в развитии компании и пр.
Ответственность. В пункте прописывают, какие санкции и в каких случаях применяются к юристу. За что юриста можно привлечь к ответственности:
- за игнорирование обязанностей
- нарушение дисциплины и правил компании
- нарушение закона
- разглашение коммерческой тайны
- порча имущества
В документе отдельно надо отметить, что за разглашение коммерческой тайны сотрудник будет привлечен к дисциплинарной ответственности и уволен.
Эти четыре пункта обычно включены в любую должностную инструкцию юриста организации. Но в реальности документ может содержать и другие пункты. Некоторые ООО в деталях прописывают обязанности, права и ответственность юриста, создавая дополнительные разделы.
Как правильно оформлять должностную инструкцию
Сверху надо написать название инструкции, а ниже – должность, имя и должность сотрудника, утвердившего документ, и дата утверждения. Затем идет основная часть.
В заключении подписи оставляет непосредственный начальник и сам юрисконсульт. Специалист должен оставить подпись под документом до начала работы – это гарантирует, что сотрудник познакомился с текстом инструкции и согласен с ним.
Важно регулярно обновлять инструкцию, иначе документ быстро устаревает и становится формальностью. Актуализировать информацию надо: при появлении новых бизнес-процессов, при реструктуризации компании или открытии филиалов. То есть, во всех случаях, когда функционал сотрудника меняется.
Работа с документами требует особой внимательности.
Автоматизируйте процесс подготовки юридических документов с программой «Юрайт». Узнать подробнее
Образец должностной инструкции в программе Юрайт
Рис. 1 Должностная инструкция
С помощью ИТ-программ можно оцифровать инструкцию и создать удобные инструменты для управления командой: например, «канбан-доску». Ссылку на нее можно опубликовать на корпоративном портале.
Подобные решения ускоряют адаптацию сотрудников и увеличивают прозрачность процессов в компании. Дополнительно эффективность можно отследить, если расписать KPI сотрудников и сроки выполнения задач.
Рис. 2 Доска задач
Но чтобы должностные инструкции были не просто формальностью, нужна автоматизация процессов. Документ – это всего лишь план, а автоматизация – план-факт. Компания в динамике отслеживает любые изменения в штате, например, перераспределение обязанностей или реструктуризацию.
ИТ-решение помогает отследить четыре главных элемента должностной инструкции юриста:
- Общие положения. Базовая составляющая инструкции, где представлены справочники и структура системы, а также визуальная схема компании.
- Функциональный обязанности – раздел программы с отчетами, списками, задачами.
- Права юриста. Раздел предусматривает возможность ограничить уровни доступа сотрудника к программе. Например, запретить согласовывать документы или выполнять чужую задачу.
- Ответственность юриста. В разделе можно контролировать сроки выполнения задач и при желании – качество. Есть возможность создать план-факт по задачам и оценивать удовлетворенность, фиксировать инциденты с полной информацией о случившемся.
Программа подготовки должностной инструкции
Инструкция для юриста – это руководство к действию, и важно обеспечить сотруднику быстрый доступ к документу. Упрощает работу с должностными инструкциями юристов программа «Юрайт: Судебно-претензионная работа». Софт дает доступ ко всем локальным актам компании в электронном формате.
Понятный интерфейс и приятный дизайн делают работу с программой простой и удобной. Даже неопытные пользователи ПК могут быстро разобраться с функционалом.
Программа «Юрайт: Судебно-претензионная работа» решает следующие задачи:
- Планирование. В софте есть планировщик, куда можно вносить любые события, например, заседания суда, встречи или совещания.
Рис.3 Планировщик - Визирование документов. Согласовать можно как внутренние документы компании, так и договоры с партнерами.
Рис.4 Согласование договора - Претензионно-исковая работа. В программе можно сохранять любые документы, касающиеся претензий, судов, исполнительных листов.
Рис.5 Исходящие претензии - Корпоративно-правовая работа. Например, хранение уставных документов или ведение реестра собственников.
Рис.6 Список участников ООО - Консультирование сотрудников. В софте есть встроенный сервис для предоставления консультаций отделам компании по запросу.
Рис.7 Электронная почта
Весь комплекс задач, которые стоят перед юридическим отделом, можно решить в программе «Юрайт: Судебно-претензионная работа».
Должностная инструкция по специальности «Юрист юридического отдела»
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
ЮРИСТА ЮРИДИЧЕСКОГО ОТДЕЛА
Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность и юриста юридического отдела _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
На должность юриста принимается лицо с высшим юридическим образованием.
Юрист является штатным работником, назначается на должность и увольняется с нее по представлению начальника юридического отдела.
Юрист должен знать:
– законодательные акты, которые регламентируют финансовую и хозяйственную деятельность предприятия;
– нормативные и методические материалы по правовой деятельности;
– нормативные правовые документы;
– трудовое, гражданское, административное и финансовое право;
– налоговое законодательство;
– правила ведения учета и составления отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;
– правила заключения и оформления хозяйственных договоров;
– основы организации труда и экономики;
– средства вычислительной техники, связи и коммуникаций;
– нормы и правила охраны труда.
Подготавливать обоснованные ответы при отклонении претензий третьих лиц.
Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, трудовой и финансовой дисциплины, а также по обеспечению сохранности имущества предприятия.
Разрабатывать или принимать участие в разработке документов правового характера.
Оказывать правовую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении различного рода правовых документов.
Изучать, проводить анализ и обобщать результаты рассмотрения претензий, арбитражных и судебных дел, практики заключения и выполнения хозяйственных договоров с целью разработки предложений об устранении выявленных недостатков, а также улучшении хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
Оформлять материалы о привлечении работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Участвовать в работе по заключению хозяйственных договоров, проведении их правовой экспертизы, в рассмотрении вопросов о кредиторской и дебиторской задолженности.
Осуществлять контроль своевременности представления структурными подразделениями расчетов, справок, объяснений и прочих материалов для подготовки ответов на претензии, заявлений, отзывов, исковых заявлений, ходатайств, писем и пр.
Совместно с другими подразделениями предприятия подготавливать предложения по изменению действующих или отмене утративших силу приказов и иных внутренних нормативных документов.
Информировать работников предприятия о действующем законодательстве и изменениях в нем.
Знакомить должностные лица предприятия с нормативными правовыми актами, которые относятся к их деятельности.
Давать работникам консультации по организационно-правовым и прочим юридическим вопросам.
Подготавливать заключения, оказывать содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.
Осуществлять подготовку заключений по правовым вопросам, которые возникают в деятельности предприятия.
Привлекать для выполнения своих функций, выполнения приказов и распоряжений специалистов структурных подразделений с согласия руководителей соответствующих структурных подразделений.
Требовать от руководства и работников структурных подразделений предприятия представления документов, которые необходимы для работы, с условием обеспечения сохранности полученных оригиналов документов и их своевременного возврата, в срок, установленный руководителем соответствующего структурного подразделения предприятия.
За правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством Украины рамках.
За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством Украины рамках.
За нанесение материального вреда в определенных гражданским и трудовым законодательством Украины рамках.
Юрист находится в подчинении у начальника юридического отдела предприятия.
При выполнении своих должностных обязанностей юрист взаимодействует с руководителями и сотрудниками других структурных подразделений предприятия.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
Должностная инструкция по специальности «Юрисконсульт»
Настоящая должностная инструкция определяет права, должностные обязанности и ответственность юрисконсульта_____________________ (далее – «предприятие»).
На должность юрисконсульта принимается лицо с высшим профессиональным (юридическим) образованием (требований к стажу работы нет) или средним профессиональным (юридическим) образованием и стажем работы в должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 5 лет.
Юрисконсульт назначается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия по представлению ___________________ (начальника юридического отдела иного должностного лица).
Юрисконсульт находится в подчинении ___________________ (начальника юридического отдела; руководителя структурного подразделения; иного должностного лица).
Юрисконсульт обязан знать:
– законодательные акты, которые регламентируют финансовую и производственно-хозяйственную деятельность предприятия.
– нормативные правовые документы, нормативные и методические материалы по правовой деятельности предприятия.
– трудовое, гражданское, финансовое и административное право.
– порядок ведения учета и составления отчетов о хозяйственно-финансовой деятельности организации.
– порядок заключения и оформления хозяйственных договоров, тарифных соглашений и коллективных договоров.
– порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с использованием современных информационных технологий.
– основы организации труда, экономики и управления.
– средства вычислительной техники, связи и коммуникаций.
– правила внутреннего трудового распорядка.
В период отсутствия юрисконсульта (болезнь, отпуск, командировка и пр. ) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное приказом директора организации, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
Юрисконсульт в своей деятельности руководствуется:
– положением о юридическом отделе.
– данной должностной инструкцией.
Вести учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением арбитражных и судебных дел.
Принимать участие в разработке и проведении мероприятий, направленных на укрепление финансовой, договорной и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества предприятия.
Изучать, анализировать и обобщать результаты рассмотрения претензий, арбитражных судебных дел, практики заключения и исполнения хозяйственных договоров с целью разработки необходимых предложений по устранению выявленных недостатков и улучшению хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
Оформлять документы о привлечении работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Выполнять разовые служебные поручения своего руководителя.
Участвовать в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий.
Подготавливать совместно с другими подразделениями предприятия материалы о растратах, хищениях, выпуске недоброкачественной, некомплектной и нестандартной продукции, недостачах, нарушении экологического законодательства и других правовых нарушениях с целью передачи их в следственные и судебные органы.
Участвовать в работе по заключению хозяйственных договоров, проведению их правовой экспертизы, разработке условий коллективных договоров и отраслевых тарифных соглашений, рассмотрению вопросов о кредиторской и дебиторской задолженности.
Контролировать своевременность представления расчетов, справок, объяснений и прочих материалов для подготовки ответов на претензии.
Подготавливать вместе с другими подразделениями предложения об изменении действующих либо отмене утративших силу приказов и других нормативных актов, которые изданы на предприятии.
Подготавливать заключения, оказывать помощь в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.
Осуществлять методическое руководство правовой работой на предприятии и оказывать правовую помощь его структурным подразделениям и общественным организациям в оформлении правовых документов.
Вести работу по хранению и систематизированному учету действующих законодательных нормативных актов.
Производить отметки об отмене законодательных нормативных актов, дополнениях и изменениях, подготавливать справочную документацию с применением современных информационных технологий и вычислительной техники.
Принимать участие в подготовке заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, проектам нормативных актов, поступающих на отзыв, разработке предложений, направленных на усовершенствование деятельности предприятия.
Информировать работников предприятия о действующем законодательстве и изменениях в нем, знакомить должностные лица предприятия с нормативными правовыми актами, которые относятся к их деятельности.
Консультировать работников предприятия по организационно-правовым и иным юридическим вопросам.
Требовать от руководства предприятия помощи в выполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
Сообщать своему руководителю обо всех недостатках в деятельности отдела или предприятия (только в рамках своей компетенции), выявленных в процессе осуществления своих должностных обязанностей и вносить предложения по их устранению.
Запрашивать от подразделений предприятия и специалистов документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
Привлекать специалистов всех структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (в случае, если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет, то только с разрешения руководителей подразделений).
Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.
Вносить свои предложения, направленные на совершенствование работы, связанной с предусмотренными данной инструкцией обязанностями.
За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
За правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За нанесение материального вреда предприятию в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.
Должностные инструкции сотрудников юридического отдела
Документ, в котором отражены должностные обязанности сотрудников юридического департамента, позволяет специалистам четко видеть все аспекты собственной работы, понимать принципы взаимодействия с сотрудниками других отделов, корпоративные стандарты коммуникации с клиентами и партнерами.
Инструкции стандартизированы с учетом требований законодательства к работе в данном сегменте. В крупной структуре развернутый ряд конкретных предписаний дает возможность юристу быстро ознакомиться со своими задачами и приступить к их выполнению, что сокращает период времени, необходимый для адаптации на новом месте. В небольших фирмах документ является, прежде всего, основанием для контроля деятельности сотрудника, и поводом для санкций в случае халатного отношения к работе.
Кто относится к государственным служащим и должностным лицам?
Федеральный государственный служащий – гражданин, осуществляющий профессиональную служебную деятельность на должности федеральной государственной службы и получающий денежное содержание (вознаграждение, довольствие) за счет средств федерального бюджета
Кто имеет право работать на госслужбе?
На государственную гражданскую службу (далее — гражданская служба) вправе поступать граждане Российской Федерации, достигшие возраста 18 лет, владеющие государственным языком Российской Федерации и соответствующие квалификационным требованиям, установленным Федеральным законом от 27 июля 2004 г
Что такое работа на госслужбе?
Государственная служба — это работа в аппарате государственного управления. Гражданские госслужащие работают в Госдуме, федеральном или региональном правительстве, министерствах разных уровней