Кадровое делопроизводство на госслужбе от а до я

Кадровое делопроизводство

Вид образовательной программы: повышение квалификации. Форма обучения: очная, очно-заочная, дистанционно. Продолжительность обучения (ак. часов): 72-240. Форма итоговой аттестации: выпускная квалификационная работа/экзамен (тестирование). Документ, выдаваемый по завершению обучения: удостоверение Московской академии народного хозяйства и государственной службы о повышении квалификации. Срок действия удостоверения: 1-5 лет. Начало обучения: 26 сентября, 10 октября
Стоимость обучения: по запросу.

Выберите количество человек:> 5 человекВыберите один из вариантов

Цели и задачи обучения

Курсы по кадровому делопроизводству в нашей Академии ориентированы на повышение квалификации специалистов по трудовому праву и кадровому делопроизводству и удовлетворяют требования большинства слушателей, за счет большого выбора образовательных программ.

Мы предлагаем вашему вниманию обучение кадровому делопроизводству по следующим направлениям:

«Работа с кадрами в современной организации».
«От кадровой работы к процессам управления».
«Документирование трудовых отношений».
«Аудит кадровых документов: организация, проведение и работа над ошибками».
«Общий воинский учет в организации».

Полный список курсов по кадровому делопроизводству, реализуемых АНО ДПО МАНХиГC, Вы можете запросить у наших специалистов, связавшись с нами любым удобным для Вас способом.

Цели и задачи программы

Курсы по кадровому делопроизводству закрывают цели по удовлетворению требований Приказа Минтруда РФ № 691н от 06. 2015 года «Об утверждении профстандарта «Специалист по управлению персоналом» по части обязательного регулярного получения дополнительного профобразования по программам повышения квалификации.

В процессе обучения кадровому делопроизводству в Москве
в нашей Академии Вы познакомитесь с актуальной нормативно-правовой базой КДП, а также выработаете комплекс навыков, необходимых для успешного осуществления профессиональной деятельности в качестве работника кадровой службы.

За счет большого количества рассматриваемых примеров из реальной делопроизводственной практики, Вы получите комплекс практико-ориентированных решений, которые помогут Вам в повседневной работе.

Преимущества обучения в Академии

Обучение на курсах по кадровому делопроизводству в Москве в нашей Академии по программам повышения квалификации предполагает, что:

Вы актуализируете собственные знания и умения и станете соответствовать современным требованиям специалиста по кадровому делопроизводству;
Вы овладеете полным набором профессиональных навыков, необходимых для оформления, регистрации и ведения кадровой документации;
Вы познакомитесь с основами трудового права, и будете осуществлять свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ.

Краткое содержание учебного курса

Основы трудового права.
Профстандарты: цели, задачи, особенности внедрения.
Работа с органами государственной власти и местного самоуправления.
Особенности регулирования трудовых отношений.
Итоговая аттестация.

Порядок прохождения обучения

Прошла дистанционно профессиональную переподготовку по программе «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит».

Некрасова А.

Прошла обучение по профессиональной переподготовке, очень понравилось! Была возможность.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5. 27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13. 11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

Трудовые договоры с сотрудниками
Личные карточки работников
Трудовые книжки
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
Штатное расписание
Должностные инструкции
Правила внутреннего трудового распорядка
График отпусков
Положение о персональных данных
Согласия на обработку персональных данных
Положение об оплате труда
Табель учета рабочего времени
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.

В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб. , для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2, либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение.

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей. При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27. 2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб. , для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.

Делегируйте ведение кадрового производства 1C-WiseAdvice.

Доверьте кадровый учет нашей компании, чтобы не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Ежегодные отчеты

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в приложении № 11 к методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11. 2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить личные карточки сотрудников для сверки с учетными данными военного комиссариата.

ПФР

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Если сотрудник подал заявление о назначении пенсии, то в этом случае СЗВ-СТАЖ предоставляют в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо страхователя ликвидировано, то в ПФР предоставляют данные по ф. СЗВ-СТАЖ в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса.

Во всех случаях бланк одинаковый: какой годовой отчет сдают в отделе кадров, такой же используют для передачи сведений об уходе работника на пенсию или о ликвидации компании. Он утвержден Постановлением правления ПФ РФ № 507п от 06. 2018, здесь же представлен порядок заполнения формы.

Росстат

До 21 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму 1-Т (условия труда). Ее не сдают только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 30. 2021 № 457 и изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание: если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно передает эти данные на общих основаниях, обозначая дату, когда работа не велась.

Еще один бланк, который входит в годовые отчеты кадровика, — форма 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований Приказа Росстата от 22. 2020 № 326. Не отчитываются микропредприятия и организации, которые занимаются определенными видами деятельности, — образованием, кредитно-финансовой деятельностью и пр.

Раз в год о численности и заработной плате работников в органы статистики отчитываются:

потребительские кооперативы;
общественные организации;
объединения работодателей;
объединения фермерских хозяйств;
саморегулируемые организации;
объединения (ассоциации и союзы) благотворительных организаций;
товарищества собственников недвижимости;
фонды (включая благотворительные, общественные, экологические);
частные учреждения (благотворительные, общественные).

Для них Приказом Росстата от 30. 2021 № 457 введена специальная форма — 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» (приложение № 2). Указанные организации отчитываются, если средняя численность работников у них менее 15 человек, а годовой оборот не превышает 800 млн рублей. Сроки сдачи — 30 января после отчетного периода.

Вид образовательной программы: профпереподготовка. Форма обучения: очная, очно-заочная, дистанционно. Продолжительность обучения (ак. часов): 250-520. Форма итоговой аттестации: выпускная квалификационная работа/экзамен (тестирование). Документ, выдаваемый по завершению обучения: диплом Московской академии народного хозяйства и государственной службы о профпереподготовке. Срок действия диплома: бессрочно. Начало обучения: 26 сентября, 10 октября
Стоимость обучения: по запросу.

Обучение кадровому делопроизводству в АНО ДПО МАНХиГC будем Вам полезно, если Вы:

стремитесь к получению профессиональных компетенций для работы с документами, сопровождающими процессы управления персоналом;
желаете соответствовать требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда РФ № 691н от 06.10.2015 года;
нуждаетесь в дипломе о переподготовке для начала/продолжения карьеры.

Обучение кадровому делопроизводству в Москве позволит Вам:

разобраться во всех процессах управления персоналом;
научиться составлять, вести и хранить документацию;
анализировать особенности регулирования труда отдельных специалистов;
применять в своей работе профстандарты, стремительно внедряющиеся во все сферы деятельности на территории РФ.

Обучение кадровому делопроизводству в Москве в нашей Академии по программе переподготовки предполагает, что:

Вам будет присвоена квалификация специалиста по кадровому делопроизводству;
Вы овладеете полным набором профессиональных навыков, необходимых для оформления, регистрации и ведения кадровой документации;
Вы познакомитесь с основами трудового права, и будете осуществлять свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ.

Обучениев АНО ДПО МАНХиГC подходит специалистам, разного уровня подготовки.
Переподготовка по кадровому делопроизводству в АНО ДПО МАНХиГC позволяет совмещать основную работу параллельно с учебой.
Программа переподготовки содержит только профильные дисциплины.
Все обучающие материалы изложены простым понятным языком.
При помощи современных образовательных технологий Вы можете получить дополнительное профобразование по кадровому делопроизводству дистанционно.

Дополнительно по теме Кадровое делопроизводство (5)

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 рабочих дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Бланк документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлен Приказом МВД № 536 от 30. 2020.

Военкомат

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. В этом случае подготовить и сдать кадровый отчет по сотрудникам следует в течение 2 недель с даты трудоустройства. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (приложение № 9 к методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11. 2017).

Кроме этого, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья сотрудника, подлежащего воинскому учету (приложение № 13).

Служба занятости

Если организацию планируется ликвидировать либо готовится сокращение штата, первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению персонала. Если ликвидируется ИП, то необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Помимо этого, в службу занятости необходимо передавать отчеты кадровой службы о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели и о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона № 1032-1 от 19. 1991 «О занятости населения в Российской Федерации».

В перечне статотчетов для работодателей имеется ежемесячная форма 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» (приложение № 14 к Приказу Росстата от 24. 2020 № 412). Но готовится такая статистическая отчетность по кадрам только теми организациями, где проводились забастовки в результате коллективного трудового спора или возобновление работы трудовым коллективом (окончание забастовки). Если такого события не было, отчитываться не надо.

Ежемесячные отчеты

Работодатели обязаны ежемесячно информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Единый бланк уведомления, как и четкие сроки сдачи, не установлен, но определенные требования все-таки есть.

На основании Федерального закона от 28. 2021 № 219-ФЗ, с 01. 2022 информацию о вакансиях и квотированных местах для инвалидов надо подавать через портал «Работа в России» в порядке, предусмотренном правительством. Отчитываться онлайн будут работодатели, у которых трудятся более 25 человек, органы власти, государственные и муниципальные учреждения.

На 1-ое число месяца работодатели обязаны готовить и направлять в органы статистики сведения о просроченной задолженности по заработной плате. Бланк отчета 3-Ф, который используют для передачи информации, и порядок его заполнения утверждены Приказом Росстата от 24. 2020 № 412.

Кроме того, ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников) обязаны:

юридические лица, средняя численность штата которых в течение двух предыдущих лет превышает 15 человек, а годовой оборот в этот же период — больше 800 млн рублей;
владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых, независимо от средней численности сотрудников и оборота;
организации, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности штата и оборота.

Отчет сдают не позднее 15-го числа. Его бланк утвержден тем же самым Приказом Федеральной службы государственной статистики от 24. 2020 № 412, а порядок заполнения урегулирован Приказом ведомства от 27. 2019 № 711.

До 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о сотрудниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают СЗВ-М, — Постановление правления ПФ РФ от 15. 2021 № 103п и Постановление правления ПФ РФ № 1077п от 07. 2016.

Кроме того, продолжается реформа по переводу трудовых книжек в электронный формат. Чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, в календарь кадровика по кадровой отчетности в 2022 году включен отчет с подробной информацией о трудовой деятельности сотрудников (форма СЗВ-ТД). Компании подают данные ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников форму направляют не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Подготовили для вас отдельную таблицу отчетов кадровика в 2022 году с указанием сроков их сдачи, чтобы не упустить ни одну ежемесячную форму.

Последняя дата сдачи
Наименование отчета

1-ое число месяца, следующего за отчетным
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате (ф. 3-Ф)

15-ое число месяца, следующего за отчетным
Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)

Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД)

Данные о численности и заработной плате работников по форме П-4

Пока нет решения правительства, которым установлен конкретный срок сдачи. Ориентируемся на региональное законодательство
Сведения о вакансиях и квотированных местах для инвалидов

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА. Но такого нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

Только субъекты микропредпринимательства и НКО могут частично или полностью отказаться от ЛНА, если перенесут вопросы, которые должны в них решаться, в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ). У остальных работодателей должен быть необходимый минимум ЛНА.
Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей:

правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
ЛНА, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ),
ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ),
кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Обратите внимание: локального нормативного акта, устанавливающего системы оплаты труда, например, в виде отдельного положения, может не быть, эти нормы прописаны в ПВТР или коллективном договоре. Также обязательно надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, положение об аттестации работников и т. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Работодатели отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, экономическими возможностями. Ответа на любимый вопрос кадровых специалистов «Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?», увы, нет. Нормативы, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14. 1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 300 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство и каковы ваши полномочия:

Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После этого внимательно изучите учредительные документы.

Ежеквартальные отчеты

Организации, средняя численность сотрудников которых в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, а годовой оборот не больше 800 млн рублей, должны отчитываться по форме П-4 в органы статистики ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Бланк утвержден Приказом Федеральной службы государственной статистики от 24. 2020 № 412, а порядок заполнения урегулирован Приказом ведомства от 27. 2019 № 711.

Кроме того, всем юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность сотрудников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам ГПХ), необходимо ежеквартально направлять в органы статистики данные о неполной занятости и движении сотрудников по ф. П-4 (НЗ). Отчет и правила его заполнения утверждены Приказом Росстата от 24. 2020 № 412. Но сдавать его следует не позднее 8-го числа месяца, следующего после отчетного квартала.

Отчетность в декабре

Для многих специалистов по кадрам и работников, исполняющих их обязанности, последний рабочий месяц года такой же, как и остальные. Если перечислять все отчеты в декабре 2021 года для кадровика и сроки их сдачи, получим следующее:

не позже 1 декабря в военкомат необходимо отнести личные карточки работников для сверки с учетными данными и предоставить отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе;
к этой же дате передать в Росстат сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) за ноябрь;

Перепроверьте перечень, какие отчеты сдает кадровик в конце года, и убедитесь, что все сдали вовремя, чтобы избежать штрафов в новом году.

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание и изучите штатную расстановку

Почему штатное расписание — один из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания нельзя оформлять ни одного работника. «За штатом» — только договоры ГПХ. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ). Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме Т-3 или разработать свою форму, желательно в виде приложения к учетной политике. В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Кадры‑2022: тренды, кейсы, судебная практика

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такой сотрудник есть далеко не у всех. Поэтому ответственным за разработку штатного расписания становится тот, в чьи должностные обязанности это включает работодатель. Документ утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничений по количеству изменений в штатном расписании нет.

Штатная расстановка не является обязательным ЛНА, но это удобный инструмент для ведения кадрового учета. Форма штатной расстановки законодательно не утверждена, за основу, как правило, берется форма Т-3, используемая для штатного расписания. К ней добавляются столбцы для Ф. работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и пр. Эта информация позволяет создавать отчеты для руководства, вести статистику, проводить качественный аудит кадровых документов работников с особенностями регулирования трудовых отношений.

Штрафы за несвоевременную отчетность

Рекомендуем внимательно изучить, какие отчеты и куда сдают кадровики, чтобы избежать санкций, предусмотренных законом. Непредоставление или несвоевременное предоставление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13. 19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:

для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
для юридических лиц — от 20 000 до 70 000 рублей.

Повторное нарушение увеличит расходы предприятий:

для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
для юридических лиц — от 100 000 до 150 000 рублей.

В настоящее время дела по статье 13. 19 КоАП РФ рассматривает сам Росстат, срок привлечения к ответственности составляет 2 месяца со дня совершения административного правонарушения.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о персональных данных;
график отпусков;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

должностные инструкции;
Положение об оплате труда и премировании;
инструкция по кадровому делопроизводству;
Положение о коммерческой тайне;
Положение об аттестации;
коллективный договор;
Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
Положение о командировках;
личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309. 2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27. 2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.

По закону о персональных данных от 27. 2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
приказы по личному составу;
трудовая книжка (кроме совместителей);
личная карточка;
согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25. 2010 № 558.

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.

Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны эти обязанности, нужно соглашением дополнить ими трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.

Если такая ответственность возлагается на работника, в чьи функции не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендуем оформлять сначала соглашение о совмещении, т. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой по ст. 151 ТК РФ.

Проверьте трудовые книжки и порядок их учета

На этом этапе также проверьте, что бланки трудовых книжек и вкладыши в нее приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Приказа Минтруда России от 19. 2021 № 320н).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. 41 Приказа №320н). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба. Обе книги надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Работодатель обязан продолжить вести трудовые книжки тем работникам, которые выбрали такую форму. Это те, кто при трудоустройстве предъявляли трудовую книжку с записью об увольнении.

Работодатель не ведет трудовые книжки на:

впервые поступающих на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года;
работников, которые подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
совместителей;
дистанционных работников, если они не выразили желание вести трудовые книжки.

Не забудьте про новую отчетность в ПФР

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или о том, что он выбирает электронный вид.

Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц

Есть приказы о назначении ответственных лиц, наличие которых прямо предусмотрено законодательством:

Приказ о назначении уполномоченного на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).
Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч. 1 ст. 18.1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Приказ о назначении ответственного за воинский учет и отчетность в военкомат (п. 12 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
Приказ о назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (Приказ МЧС России от 23.05.2017 № 230).

Дополнительно выясните, кто ответственный за:

охрану труда;
ведение табеля учета рабочего времени;
подачу уведомлений в МВД о заключении, расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами;
подачу сведений в службу занятости населения, размещение сведений на портале «Работа в России» (если работодатель попадает в перечень из п. 3.2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-I);
передачу сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР;
сдачу в ПФР отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ;
представление в Росстат форм статистической отчетности.

Чем полезны семинары и курсы по документообороту специалисту

Обучающие курсы и семинары по кадровому делопроизводству помогут сотруднику-кадровику правильно построить кадровую работу внутри компании с учетом действующих нормативных актов. Грамотно организованный документооборот внутри организации – залог слаженной и эффективной работы всего коллектива. На курсах по кадрам и делопроизводству слушатель сможет научиться правильно составлять различные типы документов и вести их учет. Обучение ведется в таких формах:

индивидуальные программы: слушатель изучает материал в большей мере самостоятельно, преимущественно дистанционно;
групповые занятия: ученики занимаются с преподавателем в аудиториях в дневное или время;
корпоративные курсы: обучение сотрудников конкретной компании с выездом тренеров учебного центра, то есть без отрыва персонала от рабочего места.

Шаг 9. Подготовьте документы для кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу. Отдельные документы потребуются, чтобы внести изменения в трудовой договор, оформить ежегодный основной или учебный отпуск и пр.

О том, как подготовить документы по основным кадровым мероприятиям, рассказываем в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 7. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны договоров для разных категорий работников.

По итогам проверок ГИТ это еще и самый дорогой документ в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. 4 ст. 27 КоАП РФ), причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму документа.

Рекомендация 1. Учитывайте требования ст. 57 ТК РФ, проверьте, включены ли в договор обязательные сведения:

Ф.И.О. работника и наименование работодателя/Ф.И.О. работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
ИНН работодателя, кроме работодателей — физлиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, перечисленные в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Обратите внимание: некоторые обязательны при наличии определенных условий:

срок трудового договора и обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом — только при заключении срочного трудового договора;
гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда на рабочем месте, с указанием их характеристик — только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда;
режим рабочего времени и времени отдыха — если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя;
условия, определяющие характер работы: разъездной, подвижной, в пути.

Рекомендация 3. Учитывайте статьи ТК РФ, регулирующие трудовые отношения с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернета.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через призму ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Рекомендация 4. При аудите трудового договора особое внимание обратите на условие о месте работы.

Вебинар для кадровиков и руководителей

Пример: если работник принимается в головную организацию, пропишите так «Место работы: ООО «Альянс», г. Москва» (укажите название населенного пункта, где зарегистрирован работодатель). Если работник трудоустраивается в филиал, обособленное структурное подразделение в другой местности, укажите так: «Место работы: обособленное структурное подразделение ООО «Альянс», г. Тюмень».

Типичная ошибка: работодатели путают и подменяют понятия «место работы» и «рабочее место».

Рекомендация 5. Если из трудового договора сделана ссылка на должностную инструкцию, проверьте наличие такой должностной инструкции и ознакомление с ней работника под подпись.

Рекомендация 6. В трудовой договор можно включить дополнительные условия, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендуем сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым. В организации, в которой вы восстанавливаете кадровое делопроизводство с нуля, в обязательном порядке проверьте наличие трудовых договоров и дополнительных соглашений со всеми работниками, а также, чтобы на экземпляре трудового договора работодателя стояли подписи сотрудников о получении ими второго экземпляра.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: наименования работодателя в кадровых и учредительных документах не совпадают. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только какое-то одно.

Изучите в учредительных документах вопрос, в чьи полномочия входит принимать решения о заключении, расторжении трудовых договоров, утверждать локальные нормативные акты. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Посмотрите, установлены ли и какие ограничения полномочий для руководителя.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора.

Правило: у работодателей–ИП только сам предприниматель может заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, утверждать ЛНА и пр. Работодатель-ИП не может передать свои полномочия работодателя по доверенности третьей стороне (ст. 20 ТК РФ).

Что входит в ведение кадрового делопроизводства?

Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетами с персоналом

Что должен знать каждый кадровик?

Специалист кадровой службы должен иметь хорошие знания в делопроизводстве, управлении, социологии, юриспруденции и психологии. Он должен прекрасно ориентироваться в современных методах оценки персонала. Кадровик должен быть доброжелательным и коммуникабельным, иметь развитую интуицию, ведь он работает с людьми

Кто должен вести кадровое делопроизводство?

Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство : новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают. Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба

Кадровое делопроизводство на госслужбе от а до я